Google Workspace ユーザー会に登壇しました！ - スタイル・エッジ技術ブログ

はじめに

皆さんこんにちは。スタイル・エッジのはるです🌞

とあるご縁をいただき、2023年10月27日、渋谷にあるGoogle Japan のオフィスにて開催されたUSEN Smart Works社主催の Google Workspace ユーザー会に登壇してきました！
今回はユーザー会に登壇するに至った背景をはじめ、私たちが当日語ったこと、そして感じたことを思いのままに書いていきたいと思います。

Google Workspace ユーザー会で登壇することになった経緯

ユーザー会とは

そもそもユーザー会とは、ある企業の製品やサービスを利用するユーザー同士や、サービスを提供する企業とユーザーが情報交換などを行う場のことを指します。

今回は Google Workspace を提供する企業・利用するユーザー企業が集まって開催されました。
プログラムの1つに Google Workspace 活用企業事例の枠があり、今回は弊社が話をする機会をいただきました。

Google Workspace の積極活用

弊社で Google Workspace の利用を開始したのは2020年から。
Google Workspace Enterprise Plus という最上位のプランを利用しています。クラウド環境の拡充、セキュリティ強化を図り活用を開始しました。

Google ドライブ・ Google ドキュメント・ Google カレンダー・ Gmail など豊富なサービスが利用できますが、最近特に力を入れているのがノーコードツールである AppSheet の活用です。

AppSheet とは

AppSheet は Google Cloud のノーコードツールであり、有料版の Google Workspace ライセンスを保有していれば、AppSheet Core（有料版）を自由に使用できます。（2023年12月現在）
Google Cloud のノーコードツールということもあり、 Google Workspace との連携も容易な点が強みです。
有料版のライセンスも使用でき拡張性が高い点も考慮すると、
Google Workspace ユーザーにとって AppSheet は数多あるノーコードツールの中でも有力な候補になるのではないでしょうか。

弊社では今年に入ってから力を入れて AppSheet を活用し始めました。

ITガバナンスの強化

AppSheet の活用と併せて、弊社では Google Workspace をITガバナンスに活用しようと努めています。
というのも、弊社で契約している Enterprise Plus は何といってもセキュリティ機能が売り！
活用しない手はないですね👏

セキュリティ機能が充実の Enterprise エディション

Google Workspace のプランは様々ありますが、エディションという括りで捉えると違いが分かりやすいです。
公式では以下のように各エディションを説明しています。

Google Workspace の各エディションの比較

Google Workspace には、個人、中小企業、大規模組織、学校向けのサブスクリプションオプションがあります。

Business - ユーザー数が 1～300 人のビジネス向けの生産性向上スイート

Education - 所定の要件を満たす教育機関向けの割引されたスイート

Enterprise - 無制限のユーザーに対する優れたセキュリティと高度な制御が追加で利用可能

Essentials - Gmail を使用しない生産性向上ツールとコラボレーションツール
support.google.com

公式の説明からも、Enterprise エディションはセキュリティ・制御機能に力を入れていることが一目瞭然です！
弊社がITガバナンスに【 Google Workspace Enterprise Plus 】を生かしたい所以がここにあります👍

具体的には「DLP」や「セキュリティセンター」といった機能に注目していますが、
詳細な話はまた別のブログ記事で書けたら面白いかも？と思っています！

ユーザー会で話したこと

前置きが長くなってしまいましたが、、いよいよユーザー会に登壇した時の話です！

ザックリと今回話したトピックを紹介します。
今回の登壇に向けて、弊社のデザイナーと協力して登壇資料を作成しました！
エンジニア×デザイナーという職域の枠を越えたコラボレーションができるのは強みだなぁとしみじみと感じました...👏 （おかげで資料に対する反響も沢山いただきました🌟）

というわけで、当日使用したスライドも交えてお伝えします！
ざっくりと、以下３つの軸で話をしました！

Google ドライブ利用ルールの整備

Google Workspace の中でも利用者が特に多いであろう、 Google ドライブ。
とっても便利なサービスである一方、データのガバナンスをどのように行っていけばよいのか悩むケースも多いのではないでしょうか？
ユーザーにとっての使いやすさ、データ管理のバランスを考慮した弊社の運用ルールを紹介しました。

AppSheetの活用

先述したAppSheetの活用について紹介しました。
「Google Workspaceの力を更に引き出す」をコンセプトに、AppSheetとGoogle Workspaceをセットで活用するメリットをメインに話しました。
※Style Workspace という表記は弊社内部で呼称しているサービス名です。
　Google公式の製品名ではないため悪しからず...笑

ITガバナンスの強化

最後にセキュリティ機能の活用。
ここはGoogle Workspaceの管理者が最も手を出しづらい領域なのではないでしょうか...？
非常に強力な機能が備えられている一方でどのように使ったらいいかわからない... 私たちもそうでした。
今回は、「弊社のセキュリティルールをシステマチックに制御する」という観点で行っている施策について話しました。

ユーザー会に参加して感じたこと

Google Workspace ユーザー会での登壇は弊社にとっても非常に学びのある機会となりました。

自社オリジナルの視点に気が付けた

日々目の前の業務に必死になっていると、悲しくも自分の立ち位置が客観的に見えなくなるものです...
今回はユーザー会登壇にあたり、何を話したらユーザー会に参加される皆さんに価値を提供できるのか色々と考えました。

その中で、「セキュリティという足場固め」と「先端技術活用による攻め」の両立といった私たちが大切にしているスタンスや、それをどうやってツールを通して実現しようとしているのか振り返るきっかけになりました。

Google Workspace・AppSheet を活用した攻めるために守る、守るために攻める姿勢を引き続き貫いていきます。

他社でも似た悩みを抱えており、相談できる場が貴重だと感じた

当日は他社様のシステム管理者の方も沢山参加されており、皆さんが抱えていらっしゃる悩みを交換する場もありました。
私たちが悩んでいることはみんなも悩んでいるんだと気が付き、仲間は沢山いるなという気持ちになりました笑

と同時に、私たちが工夫している運用を発信していくことは多くの悩みを解決することに繋がるという実感も得ました。
実際に、 Google ドライブを組織として管理する上で工夫している弊社の運用が勉強になったとの声もいただき嬉しく思いました。

既存ツールの活用もエンジニアリングであると感じた

ユーザー会登壇にあたり弊社の Google Workspace の運用を振り返り、当日は Google Cloud から直接 Google Workspace の活用方法をレクチャーしていただく機会を得ました。
その中で、新規でシステムを開発するばかりでなく状況に応じて既存のツールを使いこなすのもエンジニアリングであるなぁと感じました。

自力でやらなくてもいいことが増えている昨今、システムを分かったうえで既存サービスに上手く任せていく。
そんな力を引き続き養っていきたいと思います。